Retenir vos employés grâce au processus d’intégration

Quelques statistiques ultra-intéressantes 👇

• 69% des employés ont tendance à rester 3 ans chez leurs employeurs lorsqu’ils ont eu une bonne expérience d’intégration 
• 22% du roulememnt du personnel a lieu dans les 45 jours suivant l’embauche 
• 50% d’augmentation du taux de productivité des nouvelles embauches lorsqu’un employeur structure son processus d’intégration 
• 88% des entreprises sont jugées incompétentes en processus d’intégration par les employés 

La pénurie de main-d’oeuvre est présente, et ce dans toutes les industries. Trouver et embaucher un talent, ce n’est pas toujours simple. Après avoir travaillé si fort pour les recruter, les entreprises sous-estiment encore l’importance de bien accueillir leurs nouveaux employés dans leurs équipes. On estime que 40 % du roulement subi par les entreprises est causé par le départ d’employés dans l’année suivant l’embauche. Alors, nous avons pensé vous partager 5 ingrédients clés pour assurer un processus d’intégration qui aura un effet wow sur vos nouveaux employés.  

1- L’intégration, ça commence avant la première journée  

Entre la signature de la lettre d’offre et sa première journée dans son nouvel emploi, l’employé ne reçoit pas de nouvelles de son futur employeur, mais il reçoit des lettres d’offres (plus avantageuse!) de compétiteurs, en plus d’une contre-offre de son employeur actuel. 

Pourquoi choisira-t-il de travailler avec vous ? 

Changer d’emploi, c’est excitant, stressant et inconfortable à la fois. Il y a la démission, dans laquelle l’employé doit faire face à son gestionnaire, puis à ses collègues avec qui ils ont souvent de bonnes relations. Il y a les contre-offres de son employeur actuel, en plus d’offres d’autres employeurs (des résidus des autres processus de recrutement). Doute et incertitude sont au rendez-vous, encore plus lorsque l’employé n’a pas de liens avec son nouvel employeur! 

On propose de prendre un moment pour connecter avec votre nouvel employé, valider son état d’esprit pour donner suite à la remise de sa démission, et l’informer des détails de sa première journée. C’est un moment tellement stressant pour ce dernier, ça vaut la peine d’y mettre un peu de temps. Ça permettra de créer une relation de proximité et de bienveillance avec lui, mais surtout de faire un effet WOW! 

2- Quand le rôle d’intégrateur n’appartient pas aux RH 

Les RH : gardiens des bonnes pratiques d’intégration. Le gestionnaire : créateur et livreur du processus.  

Habituellement, le service des RH schématise le processus et forme les gestionnaires aux bonnes pratiques d’intégration des nouveaux. C’est ensuite au gestionnaire de créer et livrer ce processus à ses nouvelles embauches! 

Pourquoi ? C’est probablement la personne la mieux placée pour définir les besoins de formation de ses employés-es! 

Son rôle sera donc de déterminer les formations nécessaires, de choisir les formateurs au sein de son équipe (et de leur attribuer des formations) ainsi que de servir de guide pour cette nouvelle personne. 

D’ailleurs, une intégration réussie doit impérativement se concentrer sur le développement du sentiment d’appartenance. En tant que leaders, les gestionnaires se trouvent dans une position privilégiée pour nouer des relations étroites avec les nouveaux venus, faciliter leur intégration au sein des équipes et leur servir de guides dans le dédale de l’organisation. 

3- L’intégration sociale : établir des liens forts avec l’employés  

Plus un employé se sent isolé, plus les chances augmentent qu’il quitte son emploi. 

Le nouvel employé est anxieux de rencontrer son patron immédiat et ses collègues : il voudra s’assurer de faire bonne impression avec sa nouvelle équipe et de créer des relations de proximité. Il est clé que cette personne puisse bâtir son réseau social interne rapidement afin de briser ce sentiment inconfortable d’être le petit nouveau du département. Il devrait interagir quotidiennement avec ses collègues et avoir des contacts avec différents départements (afin de savoir à qui s’adresser dans chacun des départements clés lors de problèmes et questionnements). 

 Alors, pourquoi ne pas impliquer les différents membres de l’équipe dans la formation de la nouvelle ressource? Vous pourrez ainsi déléguer une partie de la formation à votre équipe tout en favorisant le développement du réseau social de votre recrue. 

D’ailleurs, il ne faut pas sous-estimer l’importance de la relation entre la nouvelle ressource et son leader immédiat : ce sera la base d’une relation de confiance, transparente et durable. 

4- Le binôme pour créer un sentiment d’appartenance et propulser la productivité  

Plus, la relation entre le parrain et l’employé sera forte, plus la nouvelle ressource aura accès à des informations ou des connaissances lui permettant d’être plus productif rapidement. 

Tandis que les gestionnaires jouent un rôle essentiel dans l’élaboration des premières semaines et mois des nouveaux employés, un effort d’équipe plus large peut garantir que l’expérience est à la fois positive et productive. 

Contrairement aux collègues de travail qui participeront au partage de connaissance pour le nouvel employé, le binôme jouera un rôle tout à fait différent : il aidera le nouvel employé à se bâtir un réseau, à socialiser et à comprendre le fonctionnement de l’entreprise ainsi que la vie sociale. 

Le binôme aide l’employé à définir un contexte. Sans cela, une nouvelle recrue aura probablement du mal à comprendre pleinement son rôle ou comment contribuer au succès de son équipe. Cette personne clé donnera le contexte informel à notre nouveau, ce soit de l’aider à déterminer qui sont les parties prenantes concernées, comment naviguer l’organisation, identifier les normes culturelles et les règles non-écrites. 

5- Accélérer l’intégration : sensibiliser à la culture de l’entreprise et de l’équipe 

Les nouvelles recrues ont besoin d’interprètes à l’interne afin de les aider à décoder les éléments tangibles et intangibles de la culture organisationnelle. 

Comme l’employé voudra rapidement sentir qu’il est un personnage clé de votre entreprise, il voudra comprendre son rôle à jouer (où est-ce qu’il peut ajouter de la valeur?) mais aussi votre histoire, votre mission, vos valeurs et vos normes. Tous ces éléments font partie de votre culture. 

Il peut être intéressant que plusieurs chefs de département donnent leur version des faits pour ainsi voir plusieurs facettes de l’histoire. Plus le nouvel employé saura en prendre possession rapidement, plus il sera capable de se projeter comme personnage de votre histoire, plus il se sentira intégré. 

Saviez-vous que vos règles écrites et non écrites font parties des éléments fondamentaux de votre culture d’entreprise ? 

Vous en avez probablement plus que vous le pensez. Peut-être des perceptions pour la reconnaissance, les initiatives, les rencontres ou la gestion de conflits internes. Ou même des hypothèses fondamentales que vos équipes ont envers leurs rôles, leurs départements et leur organisation. Vous avez probablement un langage et des acronymes propres à votre organisation. 

Comment vos nouvelles recrues les apprennent-elles ? 

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En conclusion, considérant le contexte actuel du marché de l’emploi il y a beaucoup valeur ajoutée à mettre en place un processus d’intégration structuré. Vous gagnerez à aider le nouvel employé à se sentir à l’aise dans son nouveau poste, soit en augmentant son engagement envers l’organisation, en l’aidant à contribuer à votre mission et en consolidant sa décision de vous avoir choisi comme employeur. 

Permettez-vous d’adapter le processus aux couleurs de votre organisation, mais surtout soyez créatifs ! C’est votre chance de faire une bonne impression à vos nouvelles embauches et assurer la rétention!