Gérer les départs : ce qu’on oublie trop souvent… et qu’il est temps d’aborder concrètement

Dans la vie comme dans la vie d’une entreprise, les départs font partie du parcours. Démission, retraite, congédiement, réorganisation… chaque sortie marque une transition, parfois attendue, parfois plus délicate.

Souvent, on traverse ces moments comme on traverserait une zone de turbulence : vite, en silence, avec un léger malaise. Comme si, au fond, un départ était une sorte de gêne, un moment inconfortable qu’on préfère taire.

Mais soyons clairs : bien gérer un départ, ce n’est pas seulement une question d’élégance ou de politesse. C’est un acte de gestion stratégique qui influence profondément la culture d’équipe, la motivation des collaborateurs… et surtout la réputation de l’entreprise.

La bonne nouvelle, c’est qu’il existe des façons simples, concrètes et bienveillantes d’encadrer un départ. Sans lourdeur administrative. Mais aussi, sans improvisation. 

Alors, prêt·e à transformer ces instants de passage en leviers de gestion humaine et stratégique ? On vous guide, étape par étape :

Tous les départs ne se ressemblent pas

Avant de parler de gestion, il faut poser une première distinction : qui est à l’origine de la décision du départ ?

Un départ volontaire, c’est souvent l’employé·e qui prend la décision. Il peut s’agir d’une démission, d’une mobilité interne, d’un abandon de poste ou d’un départ à la retraite. Dans ces cas, la relation est rompue à l’initiative du collaborateur. Le gestionnaire endossera alors le rôle d’accompagnateur pour une sortie respectueuse, relayée, préparée.

À l’inverse, quand un départ est initié par l’entreprise : congédiement, mise à pied, licenciement économique… Le contexte impose une posture différente qui sera plus formelle et juridiquement encadrée. Dans ce type de situation, c’est la sécurité juridique, l’empathie contrôlée, et la rigueur documentaire qui doivent être vos priorités.

Pourquoi cette distinction est-elle importante ? Parce que le contexte émotionnel, juridique et opérationnel est très différent d’un type de départ à l’autre.

Cependant, malgré ces différences, le point commun reste que chaque départ, quel qu’il soit, doit être pensé, préparé, communiqué, accompagné. Autrement dit, la clé, c’est la cohérence !

Communiquer sur les départs : le nerf de la guerre

Dès que la décision est prise, l’annonce doit suivre rapidement et efficacement. Trop d’organisations attendent encore le fameux  » bon moment »… À trop attendre, les rumeurs s’installent, les collègues apprennent la nouvelle de manière informelle, et alors le terrain devient propice à une escalade de scénarios catastrophes pour les plus anxieux. Faire le choix d’une annonce claire et rapide permet d’éviter les malaises, les « on dit » et aussi de rassurer l’équipe restante.

Dès qu’un départ est confirmé, la toute première question à se poser est : qui doit être informé, quand, comment, et avec quel message ?

L’idéal c’est donc de coconstruire ! Établissez avec l’employé la liste des personnes qui doivent être informées ainsi que le message qui sera transmis. Il sera important d’éviter les formulations trop froides ou trop vagues, et surtout d’adapter le canal de communication au contexte.

En petit comité, une annonce en personne est à privilégier. En revanche, dans des structures plus grandes, une infolettre interne ou un point d’équipe vous aidera à toucher le plus grand nombre de personnes avec le même niveau d’information.

Cependant, la réflexion à mener sur ce qui doit être communiqué lors d’un départ ne doit pas s’arrêter pas là : elle doit aussi inclure l’impact sur les opérations (qui prend le relais ?), les projets transverses (qui remonte l’information aux partenaires ?), voire les clients ou fournisseurs.

De cette manière, cette coordination limitera les trous dans la chaîne de production, rassurera les équipes restantes et permettra d’éviter les retards. Au-delà du départ, ce que vous communiquez en agissant de cette manière c’est : « Nous sommes transparents, préparés, et mettons en place une suite claire et structurée ».

L’essentiel, c’est donc que le départ n’apparaisse ni comme un secret ou une punition.

Même en cas de départ difficile, il est possible de livrer un message factuel, respectueux, et néanmoins aligné.

Qu’est-ce qu’il faut prévoir pour que tout se passe au mieux ?

Un départ, même quand il est attendu, bouleverse le fonctionnement quotidien. Il ne suffit pas de dire au revoir : il faut aussi réorganiser les tâches et dossiers en cours, transmettre, rassurer, et accompagner.

Les indispensables d’une gestion de départ réussie :

– Tout d’abord, revoir la répartition du travail : les tâches doivent être listées, redistribuées, priorisées. Cela demande une vraie réflexion : prévoir qui reprend quoi, organiser des séances de transfert de connaissances, structurer la documentation utile et prioriser pour que l’équipe ne se retrouve pas submergée en attendant le remplacement de la ressource qui part.

– Ensuite, accompagner l’équipe restante : un départ peut créer de l’insécurité. Certaines personnes se demanderont si elles sont « les prochaines », d’autres ressentiront de la peine ou de l’agacement. Organisez une rencontre rapide, nommez les émotions, ouvrez un espace pour les questions : c’est un geste simple, mais puissant pour préserver la confiance collective et éviter les rumeurs.

– Gérer les collaborations croisées : dans les organisations matricielles (ou en silos) ou quand le collaborateur était impliqué dans des projets transversaux, le départ ne concerne jamais qu’un seul service. Il faut alors penser à prévenir les autres équipes, les partenaires internes, les clients clés s’il y en a. Et bien sûr, nommer de nouveaux points de contact.

– De plus, transmettre le savoir : chaque départ, c’est aussi un risque de perte d’expertise. L’emplacement de certains dossiers, les codes d’accès, des contacts clients précieux… tout cela mérite d’être transmis. Ça peut passer par un guide interne, une FAQ ou du mentorat. Dans le cas d’un départ à la retraite, ces actions doivent être engagées bien en amont (idéalement 12 mois avant).

– Sans oublier de penser aux aspects RH et logistiques : Liste d’équipements à rendre, accès informatiques, droits au préavis, indemnités, solde de tout compte, lancement du recrutement du remplaçant, etc.

– Enfin, accompagner la dimension personnelle : un mot de remerciement ou une carte signée, un pot collectif, et si le contexte le permet : une reconnaissance visible comme un cadeau symbolique ou des recommandations sur LinkedIn.

La manière dont vous gérez un départ est une démonstration de votre culture. C’est un moment clé pour montrer à vos employés, à vos clients et à vos partenaires que la valeur humaine compte pour votre organisation jusqu’à la fin.

Et le fameux préavis, on en fait quoi ?

C’est une question que beaucoup de gestionnaires se posent : faut-il laisser l’employé faire son préavis ? La réponse est : ça dépend. En réalité, la bonne réponse dépend toujours du contexte. Mais dans tous les cas, documentez chaque échange pour éviter les litiges.

Lorsqu’il s’agit d’une démission ou de mobilité interne, il est souvent bénéfique de respecter le préavis. En effet, cela permet d’assurer la passation, de terminer la relation correctement et de maintenir la fluidité des opérations.

En revanche, dans les cas de congédiement (surtout pour faute grave), il est fréquent, et parfois même indispensable, de ne pas laisser la personne terminer son préavis. Il en va de la sécurité, du climat, ou simplement du bon sens. Même chose en cas d’abandon de poste : on agit rapidement, on sécurise les accès, puis on informe l’équipe.

La clé ici, c’est de ne pas être dans l’automatisme. Chaque cas mérite d’être pensé avec lucidité, calme… et un peu de recul.

La dé-intégration : Comment bien s’en sortir ?

La dé-intégration, ne doit pas être vue comme une formalité RH car au contraire, c’est une étape clé de l’expérience employé. Bien orchestrée, elle permet de mettre fin à une collaboration dans le respect, de recueillir des opportunités de s’améliorer, et surtout de maintenir un lien positif à long terme.

Quand on parle de « dé-Intégration », on peut s’appuyer sur les classiques : entretiens de départ, une liste de vérification administrative, messages de remerciement…

Mais on peut aussi :

– Par exemple, proposer à la personne de rejoindre un réseau alumni

– Ou encore, rédiger une recommandation LinkedIn si c’est pertinent

– De plus, lui laisser la liberté de partager son avis sur Glassdoor ou Indeed

– Enfin, garder un lien pour des collaborations futures, voire un éventuel retour pour des mandats ponctuels (souvent très utiles et pratiques lors des départs en retraite)

Ces gestes, souvent simples, laisseront une trace chez le collaborateur. Et dans un monde où tout se partage, notamment sur les réseaux, chaque départ devient un témoignage… Mieux vaut qu’il soit positif !

En conclusion

Gérer les départs ne devrait jamais être pris à la légère ou juste sous l’angle administratif. C’est un moment délicat, certes, mais c’est aussi une formidable occasion de s’améliorer, de réorganiser, de transmettre, de remercier et, surtout, de laisser une trace qui soit conforme à vos valeurs et à l’image que vous voulez projeter.

Ne laissez pas le départ d’un collaborateur devenir un casse-tête. Prenez dès aujourd’hui quelques minutes pour télécharger et lire notre « Guide complet sur la gestion des départs ».

Et si l’idée d’un kit de gestion des départs vous tente ou si vous souhaitez former vos gestionnaires aux bonnes pratiques de dé-intégration, Caméléon RH est là pour vous accompagner !

Contactez-nous et transformez chaque départ en un moment fluide, positif… et porteur de sens pour tous.